Lignes directrices sur la collecte de fonds
Nous vous prions respectueusement de vous conformer aux directives suivantes lors de la planification de votre activité de collecte de fonds, de votre campagne d’écriture de lettres ou de votre événement organisé par un tiers.
REMPLIR ET SOUMETTRE UNE PROPOSITION
Les organisateurs d’événements et les rédacteurs de lettres de sollicitation sont invités à remplir un formulaire de proposition de collecte de fonds, en version imprimée ou électronique, et à le soumettre à PSC Partners Canada pour approbation. Toutes les propositions seront examinées et une réponse vous sera adressée dans un délai de 10 jours ouvrables. Aucune modification, révision ou dérogation aux conditions soumises ne sera valide à moins d’être consignée par écrit et signée à la fois par vous et par un représentant autorisé de PSC Partners Canada. Vous vous engagez à ne céder, sous-traiter ou transférer de quelque manière que ce soit les obligations, les devoirs ou les responsabilités acceptés dans votre proposition sans l’autorisation écrite préalable et l’acceptation de PSC Partners Canada.
DÉSIGNER PSC PARTNERS CANADA COMME BÉNÉFICIAIRE
PSC Partners Canada doit uniquement être présenté comme le bénéficiaire de l’événement ou de la campagne de sollicitation par lettres, et non comme son organisateur ou son commanditaire. Par exemple, un événement ne peut pas être présenté comme un événement de PSC Partners Canada; son intitulé doit plutôt indiquer que les fonds recueillis lui seront versés, par exemple « au profit de PSC Partners Canada ». De même, les lettres de sollicitation ne peuvent pas être présentées comme provenant de PSC Partners Canada; elles doivent plutôt indiquer que la campagne est menée au profit de l’organisme.
Lors de la promotion de votre événement ou de votre campagne de sollicitation par lettres, indiquez clairement le pourcentage des recettes qui sera versé à PSC Partners Canada.
Pour des raisons légales, si PSC Partners Canada ne reçoit pas 100 % des recettes de la collecte de fonds, le public doit être clairement informé dans toutes les communications promotionnelles du montant net qui sera versé à PSC Partners Canada. Toutes les lettres et tous les documents promotionnels doivent indiquer clairement le pourcentage exact des recettes et/ou la partie du prix du billet qui profitera à PSC Partners Canada. (par exemple : 75 % des recettes au profit de PSC Partners Canada ou 5 $ de chaque billet au profit de PSC Partners Canada).
Fournir les attestations d’assurance, les licences, les permis ainsi que les formulaires de décharge ou d’exonération de responsabilité requis
La planification et la réalisation des événements relèvent de la seule responsabilité des organisateurs indépendants. Il leur incombe d’obtenir tous les permis, licences et assurances nécessaires, y compris les licences de jeux de hasard et les permis de vente d’alcool, le cas échéant. PSC Partners Canada décline toute responsabilité quant aux erreurs, omissions, pénalités ou frais découlant de l’événement de collecte de fonds. Les organisateurs s’engagent à respecter l’ensemble des lois, règlements et ordonnances fédéraux, provinciaux et locaux concernant la sollicitation de dons à des fins de bienfaisance qui s’appliquent aux activités de collecte de fonds autorisées par la présente entente.
SUIVEZ LE GUIDE DES LOGOS ET DE LA CORRESPONDANCE
La publicité ou les promotions liées à des événements dans lesquelles le nom ou le logo de PSC Partners Canada est utilisé sur des documents imprimés ou en ligne DOIVENT être soumises à PSC Partners Canada et recevoir notre approbation avant leur diffusion au public. PSC Partners Canada examinera et répondra dès que possible. Les logos officiels de PSC Partners Canada ne peuvent être modifiés d’aucune façon et nous nous réservons le droit de refuser leur utilisation à tout moment. Nous exigeons également que les promotions et les événements utilisant les logos officiels de PSC Partners Canada soient utilisés exclusivement pour solliciter un soutien financier ainsi que pour faire connaître PSC Partners Seeking a Cure Canada. Lorsque cela est possible, veuillez inclure les coordonnées suivantes sur tous les documents relatifs à l’événement : « Pour plus d’informations sur PSC Partners Seeking a Cure Canada, veuillez envoyer un courriel à [email protected] ou visiter le site www.pscpartners.ca. »
CONSERVER DES DOSSIERS FINANCIERS COMPLETS ET PRÉCIS
Les organisateurs d’événements sont responsables de tenir des registres financiers complets et de tenir la comptabilité de tous les fonds et dons collectés dans le cadre de l’événement. Pendant une période d’un an après que vos recettes nous ont été remises, PSC Partners Seeking a Cure Canada peut, après un préavis de quinze jours, inspecter et vérifier les registres financiers de l’événement.
AUCUN FRAIS POUR PSC PARTNERS CANADA
PSC Partners Canada n’assumera aucune dépense, ne versera aucun fonds et n’accordera aucune commandite, que ce soit avant, pendant ou après l’événement. Nous recommandons aux organisateurs indépendants et aux tiers organisateurs de s’efforcer de limiter les dépenses à 10 % des recettes totales de l’événement.
AUCUNE DÉDUCTION FISCALE DISPONIBLE SAUF SI LE DON EST VERSÉ DIRECTEMENT À PSC PARTNERS CANADA
Les dons en espèces ou en nature sollicités au nom de PSC Partners Canada ne sont admissibles à une déduction fiscale que s’ils sont versés directement et en totalité à l’organisme. Le donateur ne doit recevoir aucun bien ou service en contrepartie de son don. Des reçus officiels aux fins de l’impôt seront délivrés pour les dons de plus de 20 $, conformément aux règles de l’Agence du revenu du Canada (ARC) applicables aux organismes de bienfaisance.
PRÉSENTER DES INFORMATIONS DÉTAILLÉES SUR LES COMMANDITAIRES ET/OU LES DONATEURS
PSC Partners Canada doit recevoir la liste des donateurs et des commanditaires qui fournissent une contribution financière ou en nature, afin de pouvoir les remercier de leur généreux soutien. Pour chaque donateur ou commanditaire, veuillez indiquer son nom, son adresse postale, son adresse courriel, ainsi que le montant et le mode de paiement de sa contribution.
VERSEMENT DES RECETTES À PSC PARTNERS CANADA
Les recettes de l’événement doivent être versées à PSC Partners Canada dans les 30 jours suivant la date de l’événement. Les recettes de la campagne d’écriture de lettres doivent être versées à PSC Partners Canada en réponse aux appels de la campagne.
Les chèques provenant des recettes d’événements ou des appels faits dans des lettres doivent être émis au nom de PSC Partners Seeking a Cure Canada et envoyés à notre bureau au 192, avenue Spadina, Toronto, ON M5T 2C2. Dans la ligne de référence du chèque, veuillez écrire le nom de l’événement ou, dans le cas d’une campagne d’écriture de lettres, le nom de l’auteur de la lettre et l’adresse courriel du donateur si disponible. C’est la seule façon dont nous pouvons associer un don à votre événement ou à votre campagne d’écriture de lettres.
Pour une campagne d’écriture de lettres, veuillez dire aux donateurs de ne pas envoyer d’argent comptant! Tout argent comptant qui est donné lors d’un événement doit être converti en chèque par votre coordonnateur d’événement. Dans la ligne de référence du chèque, veuillez écrire « Dons en espèces » et le nom de l’événement.
TRANSMETTRE LES ADRESSES COURRIEL RECUEILLIES À PSC PARTNERS CANADA
Veuillez transmettre les adresses courriel des donateurs afin d’accélérer le traitement des dons et l’envoi des remerciements. Ces adresses seront utilisées exclusivement pour le traitement des dons et l’envoi de nouvelles de la fondation.
INFORMER PSC PARTNERS CANADA DE LA COUVERTURE MÉDIATIQUE
PSC Partners Canada doit être informé et recevoir une copie de toute couverture médiatique de la collecte de fonds (télévision, radio, presse, Internet, etc.).
POUR LES CAMPAGNES D’ÉCRITURE DE LETTRES SEULEMENT
Soumissions : Toutes les campagnes d’écriture de lettres doivent être approuvées par un représentant autorisé de PSC Partners Canada AVANT la distribution. PSC Partners Canada doit recevoir une copie de la lettre (des lettres) dans leur intégralité. Distribution : PSC Partners Canada doit être informé si les lettres sont envoyées à des particuliers, des entreprises, des commerces locaux ou à toute autre entité et doit être avisé du moyen de distribution qui sera utilisé (courrier postal, courriel).
Conformité : Aucune modification ne peut être apportée aux lettres précédemment approuvées sans les renvoyer à PSC Partners Canada et obtenir l’approbation de tous les changements avant la distribution. Un nouveau formulaire de proposition de projet ne sera pas nécessaire. Décharge et/ou renonciations : PSC Partners Canada n’accepte aucune responsabilité pour les erreurs, les omissions, les pénalités ou les frais encourus par la campagne d’écriture de lettres. Les auteurs de lettres acceptent de se conformer à toutes les lois, règlements et ordonnances fédéraux, provinciaux et locaux sur les demandes de fonds de bienfaisance qui affectent ou s’appliquent aux activités de collecte de fonds autorisées par cette entente. Indemnisation : L’organisme hôte, les auteurs de lettres ou les particuliers
s’engagent à indemniser, défendre et tenir PSC Partners Canada, y compris ses administrateurs, dirigeants, employés, agents et bénévoles, à l’abri de toutes poursuites, réclamations, demandes, responsabilités, dommages, coûts et dépenses (y compris les honoraires raisonnables d’avocat) découlant de ou se rapportant d’une manière ou d’une autre à votre entreprise et aux activités de collecte de fonds autorisées par cette entente avec PSC Partners Canada. Dans le cadre d’une campagne d’écriture de lettres, PSC Partners Canada n’est pas tenu pour responsable des déclarations ou des opinions formulées dans la lettre de la campagne.
Résiliation : PSC Partners Canada ou l’organisme hôte peut résilier cette entente à la convenance de l’une ou l’autre partie après avoir informé l’autre partie. En cas de résiliation, tous les fonds collectés au nom de PSC Partners Canada seront remis tel qu’indiqué ci-dessus. Après avoir lu le contenu de ce document et être prêt à procéder, veuillez remplir le formulaire de proposition de collecte de fonds de PSC Partners.
QUESTIONS?
Veuillez nous contacter pour toute question [email protected].
