Lignes directrices sur la collecte de fonds
Nous vous prions respectueusement de vous conformer aux directives suivantes lors de la planification de votre activité de collecte de fonds, de votre campagne d’écriture de lettres ou de votre événement organisé par un tiers.
REMPLIR ET SOUMETTRE UNE PROPOSITION
Les organisateurs et les auteurs de lettres sont priés de remplir un formulaire de proposition de collecte de fonds imprimé ou électronique et de le renvoyer à PSC Partners Canada pour approbation. Nous examinerons toutes les soumissions et répondrons dans les 10 jours ouvrables. Aucune modification, révision ou dérogation à l’une des conditions soumises ne sera valable, sauf si elle est écrite et signée à la fois par vous et un représentant autorisé de PSC Partners Canada. Vous acceptez de ne pas céder, sous-traiter ou transférer de quelque manière que ce soit les obligations, les devoirs ou les responsabilités acceptés dans votre proposition sans l’autorisation écrite préalable et l’acceptation de PSC Partners Canada.
DÉSIGNER PSC PARTNERS CANADA COMME BÉNÉFICIAIRE
PSC Partners Canada ne peut être identifié que comme le bénéficiaire de l’événement ou de la campagne d’écriture de lettres, plutôt que comme l’hôte ou le commanditaire de l’événement ou de la campagne. Par exemple, un événement ne peut pas être appelé un événement de PSC Partners Canada; il doit plutôt être appelé un événement dont les bénéfices profitent à PSC Partners Canada. Dans une campagne d’écriture de lettres, une lettre ne peut pas provenir de PSC Partners Canada; il doit plutôt s’agir d’une campagne dont les bénéfices profitent à PSC Partners Canada.
PRÉCISEZ CLAIREMENT LE POURCENTAGE DES RECETTES DONNÉES À PSC PARTNERS CANADA LORS DE LA PROMOTION DE L’ÉVÉNEMENT OU DE LA CAMPAGNE D’ÉCRITURE DE LETTRES
Pour des raisons légales, si PSC Partners Canada ne reçoit pas 100 % des recettes de la collecte de fonds, le public doit être clairement informé dans toutes les communications promotionnelles du montant net qui sera versé à PSC Partners Canada. Toutes les lettres et tous les documents promotionnels doivent indiquer clairement le pourcentage exact des recettes et/ou la partie du prix du billet qui profitera à PSC Partners Canada. (par exemple : 75 % des recettes au profit de PSC Partners Canada ou 5 $ de chaque billet au profit de PSC Partners Canada).
Fournir une assurance, des licences, des permis, une décharge et/ou des décharges de responsabilité
L’organisation et l’exécution des événements relèvent de la seule responsabilité des organisateurs d’événements indépendants. Les organisateurs d’événements sont responsables de l’obtention de TOUS les permis, licences, licences de jeux de hasard, permis de vente d’alcool et assurances nécessaires, le cas échéant. PSC Partners Canada n’accepte aucune responsabilité pour les erreurs, omissions, pénalités ou frais encourus par l’événement de collecte de fonds. Les organisateurs d’événements acceptent de se conformer à toutes les lois, règlements et ordonnances fédéraux, provinciaux et locaux sur les demandes de bienfaisance qui affectent ou s’appliquent aux activités de collecte de fonds autorisées par la présente entente.
SUIVEZ LE GUIDE DES LOGOS ET DE LA CORRESPONDANCE
La publicité ou les promotions liées à des événements dans lesquelles le nom ou le logo de PSC Partners Canada est utilisé sur des documents imprimés ou en ligne DOIVENT être soumises à PSC Partners Canada et recevoir notre approbation avant leur diffusion au public. PSC Partners Canada examinera et répondra dès que possible. Les logos officiels de PSC Partners Canada ne peuvent être modifiés d’aucune façon et nous nous réservons le droit de refuser leur utilisation à tout moment. Nous exigeons également que les promotions et les événements utilisant les logos officiels de PSC Partners Canada soient utilisés exclusivement pour solliciter un soutien financier ainsi que pour faire connaître PSC Partners Seeking a Cure Canada. Lorsque cela est possible, veuillez inclure les coordonnées suivantes sur tous les documents relatifs à l’événement : « Pour plus d’informations sur PSC Partners Seeking a Cure Canada, veuillez envoyer un courriel à [email protected] ou visiter le site www.pscpartners.ca. »
CONSERVER DES DOSSIERS FINANCIERS COMPLETS ET PRÉCIS
Les organisateurs d’événements sont responsables de tenir des registres financiers complets et de tenir la comptabilité de tous les fonds et dons collectés dans le cadre de l’événement. Pendant une période d’un an après que vos recettes nous ont été remises, PSC Partners Seeking a Cure Canada peut, après un préavis de quinze jours, inspecter et vérifier les registres financiers de l’événement.
AUCUN FRAIS POUR PSC PARTNERS CANADA
PSC Partners Canada n’engagera aucune dépense ni ne fournira de fonds ou de commandite à tout moment avant, pendant ou après l’événement. Nous recommandons aux organisateurs indépendants d’événements et aux organisateurs tiers de s’efforcer de maintenir les dépenses à pas plus de 10 % du revenu total de l’événement.
AUCUNE DÉDUCTION FISCALE DISPONIBLE SAUF SI LE DON EST VERSÉ DIRECTEMENT À PSC PARTNERS CANADA
Un don sollicité au nom de PSC Partners Canada, soit en nature ou en espèces, est déductible d’impôt SEULEMENT lorsqu’il est fait directement et entièrement à PSC Partners Canada. Aucun bien ou service ne peut être reçu en échange de votre contribution, et des reçus aux fins de l’impôt sur le revenu seront émis conformément à la loi sur les organismes de bienfaisance de l’ARC pour les dons supérieurs à 20 $.
PRÉSENTER DES INFORMATIONS DÉTAILLÉES SUR LES COMMANDITAIRES ET/OU LES DONATEURS
PSC Partners Canada a besoin de recevoir une liste de tous les donateurs/commanditaires qui fournissent des contributions financières ou en nature afin que nous puissions reconnaître leur généreux soutien. Les informations détaillées sur les commanditaires/donateurs comprennent le montant et le type de paiement en plus du nom, de l’adresse et de l’adresse courriel du donateur.
VERSEMENT DES RECETTES À PSC PARTNERS CANADA
Les recettes de l’événement doivent être versées à PSC Partners Canada dans les 30 jours suivant la date de l’événement. Les recettes de la campagne d’écriture de lettres doivent être versées à PSC Partners Canada en réponse aux appels de la campagne.
Les chèques provenant des recettes d’événements ou des appels faits dans des lettres doivent être émis au nom de PSC Partners Seeking a Cure Canada et envoyés à notre bureau au 192, avenue Spadina, Toronto, ON M5T 2C2. Dans la ligne de référence du chèque, veuillez écrire le nom de l’événement ou, dans le cas d’une campagne d’écriture de lettres, le nom de l’auteur de la lettre et l’adresse courriel du donateur si disponible. C’est la seule façon dont nous pouvons associer un don à votre événement ou à votre campagne d’écriture de lettres.
Pour une campagne d’écriture de lettres, veuillez dire aux donateurs de ne pas envoyer d’argent comptant! Tout argent comptant qui est donné lors d’un événement doit être converti en chèque par votre coordonnateur d’événement. Dans la ligne de référence du chèque, veuillez écrire « Dons en espèces » et le nom de l’événement.
TRANSMETTRE LES ADRESSES COURRIEL RECUEILLIES À PSC PARTNERS CANADA
Veuillez transmettre les adresses courriel des donateurs pour accélérer le traitement et la reconnaissance des dons. Les adresses courriel seront utilisées exclusivement pour le traitement des dons et les mises à jour de la fondation uniquement.
INFORMER PSC PARTNERS CANADA DE LA COUVERTURE MÉDIATIQUE
PSC Partners Canada doit être informé et recevoir une copie de toute couverture médiatique de la collecte de fonds (télévision, radio, presse, Internet, etc.).
POUR LES CAMPAGNES D’ÉCRITURE DE LETTRES SEULEMENT
Soumissions : Toutes les campagnes d’écriture de lettres doivent être approuvées par un représentant autorisé de PSC Partners Canada AVANT la distribution. PSC Partners Canada doit recevoir une copie de la lettre (des lettres) dans leur intégralité. Distribution : PSC Partners Canada doit être informé si les lettres sont envoyées à des particuliers, des entreprises, des commerces locaux ou à toute autre entité et doit être avisé du moyen de distribution qui sera utilisé (courrier postal, courriel).
Conformité : Aucune modification ne peut être apportée aux lettres précédemment approuvées sans les renvoyer à PSC Partners Canada et obtenir l’approbation de tous les changements avant la distribution. Un nouveau formulaire de proposition de projet ne sera pas nécessaire. Décharge et/ou renonciations : PSC Partners Canada n’accepte aucune responsabilité pour les erreurs, les omissions, les pénalités ou les frais encourus par la campagne d’écriture de lettres. Les auteurs de lettres acceptent de se conformer à toutes les lois, règlements et ordonnances fédéraux, provinciaux et locaux sur les demandes de fonds de bienfaisance qui affectent ou s’appliquent aux activités de collecte de fonds autorisées par cette entente. Indemnisation : L’organisme hôte, les auteurs de lettres ou les particuliers
s’engagent à indemniser, défendre et tenir PSC Partners Canada, y compris ses administrateurs, dirigeants, employés, agents et bénévoles, à l’abri de toutes poursuites, réclamations, demandes, responsabilités, dommages, coûts et dépenses (y compris les honoraires raisonnables d’avocat) découlant de ou se rapportant d’une manière ou d’une autre à votre entreprise et aux activités de collecte de fonds autorisées par cette entente avec PSC Partners Canada. Dans le cadre d’une campagne d’écriture de lettres, PSC Partners Canada n’est pas tenu pour responsable des déclarations ou des opinions formulées dans la lettre de la campagne.
Résiliation : PSC Partners Canada ou l’organisme hôte peut résilier cette entente à la convenance de l’une ou l’autre partie après avoir informé l’autre partie. En cas de résiliation, tous les fonds collectés au nom de PSC Partners Canada seront remis tel qu’indiqué ci-dessus. Après avoir lu le contenu de ce document et être prêt à procéder, veuillez remplir le formulaire de proposition de collecte de fonds de PSC Partners.
QUESTIONS?
Veuillez nous contacter pour toute question [email protected].
